En la era digital, la organización de eventos virtuales exitosos se ha convertido en un arte que fusiona la creatividad con la tecnología. Imagina la posibilidad de conectar con audiencias globales desde la comodidad de tu propio espacio, sin fronteras ni límites físicos.
En este emocionante viaje, te guiaremos a través de las herramientas y consejos clave que necesitas para transformar tu visión en un evento virtual extraordinario. Desde la planificación estratégica hasta la ejecución impecable, descubrirás cómo hacer que tu evento virtual no solo sea un éxito, sino una experiencia inolvidable para todos los participantes.
¡Bienvenido al mundo de los eventos virtuales de éxito!
5 Pasos para organizar un evento virtual exitoso en tiempos de distanciamiento social
En momentos desafiantes, como los que enfrentamos desde diversas organizaciones en medio de una pandemia global, nuestro éxito se basa en la habilidad de desplegar creatividad para reflejar nuestra resiliencia, innovación y capacidad de adaptación.
Para aquellos encargados de organizar eventos, sin importar el ámbito (ya sea gubernamental, empresarial, académico, industrias creativas o sociedad civil), el distanciamiento social se convierte en un reto importante. Esto nos obliga a explorar alternativas para llevar a cabo actividades que tradicionalmente se basaban en la interacción cara a cara.
Si tenías planeado un evento que se ha visto aplazado debido a las medidas de prevención del COVID-19 (coronavirus), es importante recordar que el mundo digital nos ofrece una amplia gama de opciones tecnológicas para involucrar a tu audiencia.
A continuación, te presentamos cinco pasos clave para migrar tus eventos a plataformas virtuales, manteniendo el fomento del conocimiento compartido, la colaboración y el apoyo al distanciamiento solidario.
1. Adapta las metodologías a tus públicos
Esta sugerencia es aplicable tanto a eventos en persona como a los virtuales, ya que las estrategias de comunicación y enseñanza efectivas en el entorno físico no siempre funcionan de la misma manera en el mundo digital.
Por lo tanto, es crucial que colabores estrechamente con los facilitadores, presentadores y el equipo de tu evento para establecer metas claras y planificar con antelación. Esta preparación minuciosa permitirá la creación de una experiencia virtual detallada e interactiva, con contenidos relevantes capaces de captar la atención del público.
Algunas cuestiones fundamentales que puedes considerar como punto de partida son:
- ¿Cuánto tiempo tienen tus audiencias disponibles para participar?
- ¿Se sienten cómodos con la tecnología?
- ¿A través de qué dispositivos suelen conectarse los miembros de tu público?
- ¿Qué temas desean aprender, practicar o mejorar?
- ¿Necesitan interactuar entre sí o pueden trabajar de forma individual?
Este diagnóstico inicial te ayudará a definir la dinámica del evento y determinar si se llevará a cabo de manera sincrónica, con interacciones en tiempo real mediante video, audio y chat, o de forma asincrónica, proporcionando recursos en línea para que los participantes los utilicen según su disponibilidad, con momentos de participación simultánea.
Algunos elementos creativos que puedes incorporar en tus metodologías son:
- Encuestas, cuestionarios o votaciones en línea a través de herramientas como Sli.do.
- Vídeos animados con elementos de narración.
- Paneles o foros con expertos mediante transmisiones en vivo.
- Clips pregrabados con líderes de tu organización.
- Aplicaciones móviles.
- Gamificación, también conocida como ludificación.
- Infografías, gráficos y visualización de datos para respaldar el contenido.
2. Identifica la plataforma que mejor se adapte a tus objetivos
Encuentra la plataforma que mejor coincida con tus metas Cuando se trata de seleccionar la herramienta adecuada para tus propósitos, es esencial considerar la naturaleza y la complejidad de tu evento virtual.
Mientras aplicaciones como Skype, Microsoft Teams y Webex son suficientes para replicar reuniones simples o seminarios, eventos más elaborados y vanguardistas demandan soluciones adicionales.
Zoom se destaca como una plataforma versátil que no solo proporciona funciones de mensajería instantánea, registro y seguimiento de los participantes, sino que también permite la creación de videollamadas en salas virtuales.
Esta característica es especialmente valiosa para llevar a cabo talleres informativos y participativos, sesiones de entrenamiento y actividades que requieren dividir a los participantes en grupos a través de sus sesiones de trabajo paralelas.
Por otro lado, las plataformas educativas, como Moodle, presentan un enfoque de e-learning de código abierto y ofrecen la flexibilidad necesaria para integrar recursos visuales y sonoros que enriquezcan la consecución de tus objetivos de aprendizaje.
Una práctica altamente recomendable es alinear tus metas con los objetivos comerciales de tu organización. Basándote en esta premisa, puedes optimizar recursos colaborando con departamentos internos afines o socios externos que compartan tus objetivos.
Busca oportunidades de cooperación para desarrollar conjuntamente tu evento virtual y maximizar su impacto.
3. Promociona tu evento con herramientas de comunicación digital
Cuando se trata de dar visibilidad a tu evento virtual, es esencial regresar al punto de partida y evaluar a fondo a tu audiencia objetivo. Debes considerar el perfil de tus posibles asistentes, los canales apropiados para llegar a ellos, la forma en que prefieren recibir información de manera efectiva, los mensajes clave a transmitir y los indicadores para medir los resultados.
Herramientas como MailChimp y Hubspot ofrecen lecciones gratuitas que te ayudarán a atraer a tu audiencia a través de diversas campañas de marketing digital. La manera más efectiva de involucrar a los miembros internos de tu organización en tu evento es aprovechar las herramientas digitales disponibles, especialmente si están trabajando de forma remota.
A continuación, te proporcionamos algunos ejemplos de canales tanto formales como informales que puedes utilizar:
Si tu evento está dirigido a audiencias externas, las herramientas de marketing por correo electrónico y las redes sociales serán tus aliados para crear expectación en torno al evento. Plataformas como LinkedIn y Facebook, por nombrar solo algunas, ofrecen soluciones corporativas que te permiten segmentar tu audiencia y realizar inversiones publicitarias para promocionar el contenido que desees.
Independientemente de los canales disponibles, que variarán según el tamaño y los recursos de tu organización, puedes asegurar una comunicación efectiva manteniendo la coherencia en tus mensajes y identificando portavoces que lideren su difusión.
4. Comunica las reglas del juego
Una vez que hayas confirmado a tus participantes, es esencial proporcionarles instrucciones claras acerca de la plataforma que se utilizará para llevar a cabo el evento. Asegúrate de incluir las claves de acceso, contactos de apoyo y cualquier otro requisito técnico necesario para garantizar una experiencia de usuario sin contratiempos.
Además, es importante seleccionar un repositorio de información que contenga todo lo que los participantes deben conocer sobre el evento con anticipación. Lo ideal sería un sitio web de la organización, diseñado para ser compatible con dispositivos móviles, en el que puedas publicar la agenda del programa, información sobre los presentadores y otros materiales y contenidos relevantes.
Si tienes un presupuesto limitado, puedes explorar opciones económicas como los generadores de páginas web disponibles en plataformas como Wix, WordPress, SquareSpace o Weebly. También es recomendable establecer reglas de comportamiento en línea.
Dado que los eventos virtuales son una práctica relativamente nueva, es importante informar a los participantes sobre las expectativas de conducta durante el evento. Esto puede incluir pautas sobre el uso de dispositivos móviles, cómo solicitar la palabra y el lenguaje apropiado a utilizar.
5. Recuerda dar seguimiento a tus participantes
No olvides dar seguimiento a tus participantes. Para evaluar el cumplimiento de tus metas, es esencial recopilar la lista de asistentes que se unieron a tu evento y proporcionarles una breve encuesta para medir su percepción del esfuerzo invertido. SurveyMonkey, por ejemplo, se presenta como una herramienta práctica para la recolección de datos y el análisis subsiguiente.
Asimismo, muestra tu agradecimiento por su participación al poner a su disposición los materiales de apoyo utilizados, grabaciones de video o audio, y cualquier información relevante, preferentemente en un plazo no mayor de 48 horas después de que el evento haya concluido.
Recuerda que el éxito de tu evento no solo depende de su ejecución, sino también de la atención que le brindes después y de la continuidad en los resultados obtenidos. Gran parte del retorno de inversión intangible de tu esfuerzo radica en convertir a los participantes en futuros embajadores de tus objetivos e, incluso, en aliados que te inspiren a crear nuevas iniciativas virtuales.
Si has llegado hasta aquí, te encuentras a cinco pasos más cerca de convertir tu evento en línea en una realidad. Con suerte, formarás parte de un movimiento que promueve la innovación en los espacios virtuales, impulsando interacciones igualmente humanas y cada vez más sostenibles.
Herramientas para organizar un evento virtual
Aquí te presento algunas herramientas digitales que te pueden ser útiles para organizar un evento virtual exitoso:
- Plataformas de Videoconferencia: Utiliza plataformas como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o Cisco Webex para realizar las sesiones en vivo, webinars y conferencias del evento.
- Plataformas de Eventos Virtuales: Plataformas dedicadas como Eventbrite, Hopin, Bizzabo o Whova ofrecen herramientas para la gestión de eventos virtuales, desde la inscripción hasta la creación de agendas y la interacción con los participantes.
- Herramientas de Streaming en Vivo: Para transmitir contenido en vivo, considera herramientas como OBS Studio, StreamYard o Restream, que te permiten personalizar tus transmisiones y agregar elementos visuales.
- Plataformas de Redes Sociales: Utiliza redes sociales como Facebook, LinkedIn o YouTube para llegar a una audiencia más amplia y promocionar tu evento antes y durante la transmisión en vivo.
- Herramientas de Marketing Digital: Plataformas como Mailchimp, SendinBlue o HubSpot te ayudarán a crear campañas de correo electrónico y estrategias de marketing para promocionar tu evento.
- Gestión de Proyectos y Tareas: Aplicaciones como Trello, Asana o ClickUp pueden ayudarte a mantener un registro de las tareas relacionadas con la organización del evento y garantizar que todo esté en orden.
- Herramientas de Encuestas y Retroalimentación: Utiliza herramientas como SurveyMonkey o Google Forms para obtener comentarios de los participantes antes y después del evento y mejorar futuras ediciones.
- Plataformas de Chat en Vivo y Comunicación: Aplicaciones como Slack o Discord son útiles para mantener la comunicación en tiempo real con tu equipo de organización y los participantes.
- Gestión de Contenido: Utiliza herramientas como Dropbox o Google Drive para organizar y compartir documentos, presentaciones y otros materiales relacionados con el evento.
- Herramientas de Análisis y Seguimiento: Google Analytics y herramientas nativas de las plataformas de redes sociales te ayudarán a medir el rendimiento del evento y ajustar tu estrategia en consecuencia.
Estas herramientas te ayudarán a organizar y gestionar un evento virtual de manera efectiva, desde la planificación hasta la ejecución y el seguimiento posterior. La elección de herramientas dependerá de las necesidades específicas de tu evento y de tu audiencia.
Conclusión
Organizar un evento virtual exitoso es un proceso que va más allá de las fronteras físicas y nos sumerge en el mundo digital, donde la creatividad, la planificación y la adaptabilidad son clave. La conclusión es que la excelencia en la organización de eventos virtuales requiere una combinación de tecnología avanzada, estrategias de participación efectivas y una comprensión profunda de las necesidades y expectativas de la audiencia.
Al final, un evento virtual exitoso no solo crea conexiones significativas en un mundo cada vez más digital, sino que también nos recuerda que la innovación y la flexibilidad son fundamentales para lograr el éxito en cualquier tipo de reunión, ya sea presencial o en línea.